Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo

Hội nghị và hội thảo là một trong những hình thức sự kiện phổ biến và được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay.
Tổ chức hội nghị khách hàng cùng với họp báo là hoạt động tiếp xúc trong quản trị Pr (quan hệ công chúng).
Với những điều cần lưu tâm sau đây hy vọng sẽ giúp các bạn có được những gợi ý hữu ích nhất!
Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp, song đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như có một kế hoạch chi tiết.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị - hội thảo phù hợp

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị - hội thảo bạn cũng đừng quên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, phần nào có phí và phần nào là miễn phí để bạn có thể có kế hoạch về kinh phí phù hợp.
Đồng thời bạn cũng đừng quên một kế hoạch về thiết bị cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra chuyên nghiệp nhất.
Tùy theo nội dung buổi hội nghị - hội thảo và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
Thông thường với những hội nghị - hội thảo lớn nên tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị.
Còn với những hội nghị hội thảo nhỏ hoặc thiên về tính chất thân mật thì nên tổ chức ở những địa điểm nhỏ hơn hoặc các quán café để tạo được không khí thân thiện, cởi mở.

2. Chương trình hội nghị - hội thảo cần được lên chủ đề cụ thể

Dù có thuê công ty tổ chức sự kiện hay bạn tự thực hiện thì chủ để chương trình hội nghị - hội thảo cũng cần phải được lên kế hoạch từ trước và cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút công chúng. Mỗi chương trình hội nghị hội thảo đều cần có một chủ đề thống nhất, chủ đề không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng, liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của bạn hướng đến.

3. Thực hiện quảng bá cho hội thảo, hội nghị

Sự kiện của bạn dù đã được chuẩn bị thật chuyên nghiệp nếu không có khách tham dự thì vẫn là uổng công. Những hình thức quảng bá bạn có thể tham khảo như: mạng xã hội, các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… Riêng với những sự kiện hội nghị hội thảo có phí tham dự ở mức cao thì bạn nên áp dụng hình thức gọi điện thoại mời họ tham dự. Do vậy mà việc thực hiện quảng bá cho sự kiện là hết sức cần thiết. Bên cạnh đó bạn cũng cần cân nhắc về chiến dịch quảng bá sự kiện của mình để không quá sớm nhưng cũng không quá muộn.

4. Làm việc với người phát ngôn, diễn giả trước khi hội nghị hội thảo diễn ra

Khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo, hội nghị thì một trong những vấn đề mà bạn cần lưu ý là nên làm việc trước khách mời phát ngôn hoặc diễn giả của buổi hội nghị hội thảo. Song song đó thì việc công bố về tên hay chức danh của diễn giả là hết sức quan trọng, các thông tin này cần được công vế rõ ràng. Vì sự góp mặt của họ sẽ giúp buổi hội nghị - hội thảo của bạn thêm phần thu hút. Điều này sẽ thống nhất được về nội dung của buổi nói chuyện cũng như về thời gian diễn giả trình bày, như thế buổi hội thảo - hội nghị của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và không bị kéo dài.
Liên hệ để biết thêm chi tiết:
CCEVENTS CO., LTD – “Đam mê sự hoàn hảo”
Hotline: (08) 6861 6857 – 0938 737 857 – 0932 087 857
Email: info@ccevents.vn
Website: ccevents.vn