Định nghĩa quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong tổ chức sự kiện được hiểu là những sự cố diễn ra trong tương lai có ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, hoặc những khả năng làm cho sự kiện không đạt được mục tiêu.
Các chuyên gia sự kiện đặc biệt nhạy cảm với rủi ro. Thực tế cho thấy, các nhà tổ chức sự kiện rất khó tạo ra được một sự kiện hoàn hảo vì có vô số rủi ro có thể xảy ra. Một địa điểm duy nhất, đám dông lớn, nhân viên mới và TNV, sự quá phấn khích nói chung…là những mối nguy hiểm tiềm tàng. Người quản lý sự kiện bỏ qua lời khuyên về phòng chống rủi ro là thảm họa và rút ngắn sự nghiệp của mình hoặc của ngành công nghiệp sự kiện. Đánh giá hợp lý của các mối nguy hiểm tiềm tàng và hành động phòng ngừa là một phần của quản lý rủi ro tổng thể. Lưu ý rằng, rủi ro không chỉ duy nhất tác động đến sự kiện chính. Trong nhiều tài liệu về sự kiện, rủi ro là thuật ngữ được dùng theo nghĩa đề cập đến rủi ro tài chính và an ninh, nhưng định nghĩa này không tính đến các vấn đề trong các lĩnh vực khác của quản trị sự kiện điều có thể làm cho sự kiện không thành công. Chẳng hạn, lừa đảo là một nguy cơ cần phải đối mặt tại nhiều sự kiện. Việc giới thiệu không chính xác về sự kiện bởi thương mại hoặc quảng cáo cũng là nguy cơ. Mỗi rủi ro có thể dẫn đến các vấn đề tài chính và an ninh khi diễn ra sự kiện.
Quản trị rủi ro có thể được định nghĩa như là quá trình nhận dạng các vấn đề, đánh giá và xử lý các vấn đề đó. Đó là phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả chức năng, hoạt động hay quá trình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hóa cơ hội.
Các sự kiện khác nhau sẽ có những rủi ro khác nhau.
Phân loại rủi ro trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong sự kiện rất phong phú và đa dạng. Để nhận dạng tốt các rủi ro tiềm tàng cần tiến hành phân loại rủi ro.
Phân theo tiến trình dự án sự kiện:
Rủi ro có thể xảy ra bất cứ giai đoạn nào của dự án sự kiện.
Đó có thể là rủi ro ở khâu sáng tạo ý tưởng, khâu phối hợp thực hiện hoặc trong quá trình tổ chức chương trình ( nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian quy định, sự cố kỹ thuật liên quan đến vận hành thiết bị) hoặc sau khi sự kiện kết thúc.
Phân theo môi trường tác động:
Rủi ro từ môi trường bên trong ( rủi ro nội tại của tổ chức, chẳng hạn, dự trù kinh phí không chính xác nên sinh chi phí; sự thiếu chuyên nghiệp của nhóm dự án) và rủi ro từ môi trường bên ngoài ( môi trường vĩ mô).
Phân theo lĩnh vực:
Mọi lĩnh vực của sự kiện đều ẩn chứa những rủi ro tiềm tàng. Dưới đây là các lĩnh vực rủi ro thường gặp:
Rủi ro hành chính hay rủi ro quản trị: Đây là rủi ro từ nhân sự tham giao tổ chức, gây ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của sự kiện. Mọi khâu trong sự kiện đều được hoàn thành dưới sự tác động của con người, do đó, mọi khâu trong sự kiện đều có thể bị ảnh hưởng bởi nhân sự đang đảm trách. Vì vậy, việc xác định cơ cấu tổ chức và bố trí văn phòng cần giảm thiểu rủi ro cho người lao động.
Rủi ro sức khỏe và an toàn: Phần lớn quản trị rủi ro liên quan đến lĩnh vực nà Kế hoạch phòng ngừa thiệt hại và kế hoạch kiểm soát an toàn là một phần quan trọng mọi chiến lược quản lý rủi ro. Những rủi ro liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm cần được quan tâm cụ thể.
Rủi ro đảm đông: Quản lý rủi ro nảy sinh từ sự di chuyển của dòng người, bán rượu và kiểm soát tiếng ồ
Rủi ro an ninh: Các kế hoạch an ninh cho một sự kiện liên quan đến việc suy nghĩ như thế nào về quản lý rủi ro.
Rủi ro marketing và quan hệ công chúng: Là rủi ro rất dễ xảy ra liên quan đến những ý tưởng tồi trong quảng cáo hoặc do hoạt động quảng cáo sai lệch sự kiện. Các thông điệp quảng cáo dễ dàng phóng đại các mặt tích cực của sự kiện. Đó là nguyên nhân nhà tiếp thị sự kiện, cố gắng trình bày với báo chí các ý tưởng tốt nhất vềsự kiện. Hậu quả, người tham dự không hài lòng, vì sự kiện diễn ra không đúng như những gì đã quảng cá Ngày nay, điều đó dễ dẫn đến các cuộc kiện tụng. Bộ phận quảng bá sự kiện phải nhận thức được điều đó và cần thiết có kế hoạch quản lý rủi ro. Bởi bản chất của nó, nhiều thương nhân rất lạc quan về hành động của mình và có xu hướng bỏ qua những rủi ro tiềm năng. Ngoài ra, rủi ro từ hoạt động marketing còn có thể xảy ra do việc hoạch định các công cụ truyền thông không tốt. Một ví dụ minh chứng cho vấn đề này là hoạt động biểu diễn đường phố (roadshow) phản cảm đầy bạo lực cho game có tên” Đặc nhiệm Anh hùng” của FPT vào năm 2008 đã gặp nhiều chỉ trích, khi các thanh thiếu niên có nhiệm vụ quảng bá cho game này ngồi trên các xe jeep, mặc những bộ đồ rằn ri, khuôn mặt đằng đằng sát khí và chĩa súng vào người đi đường như hăm họa.
Rủi ro giao thông: Giao hàng, bãi đậu xe và giao thông công cộng chứa đựng nhiều mối nguy hiểm tiềm tàng cần được giải quyế
Rủi ro tài chính: Biến động lãi suất, tỷ giá….
Rủi ro từ thảm họa thiên nhiên: Động đất, sóng thần, bão, lũ…….
Rủi ro khác: Diễn giả đến không đúng giờ; lời dèm pha của đối thủ cạnh tranh tại địa điểm tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm mới của công ty; diễn giả đang báo cáo bỗng có chuông điện thoại reo rồi họ trả lời điện thoại ngay trong phòng hội nghị ( rủi ro loại này khá phổ biến ở Việt Nam); thiếu thông tin và thiếu sự phối hợp của Ban tổ chức nên người tham gia không đến đúng giờ ( trường hợp đội tuyển Robocon Ai Cập trong cuộc thi chung kết Robocon châu Á Thái Bình Dương 2013 là ví dụ tiêu biểu), người dẫn chương trình đọc sai tên khách mời hoặc sai chức danh khác mời làm họ phật ý và bỏ ra về...
Phân loại theo phương pháp quản trị truyền thống:
Rủi ro tác nghiệp ( hệ thống máy tính bị hư hỏng, chuỗi cung ứng hay quy trình hoạt động có lỗi, thiếu các thiết bị hỗ trợ loa, micro cá nhân, mất điện lưới) và rủi ro chiến lược( rủi ro từ dự án, rủi ro từ khách hàng, rủi ro ngành).
Phân loại theo nguồn gốc:
Rủi ro từ môi trường thiên nhiên: Là rủi ro liên quan đến các yếu tố bất thường về thời tiết xảy ra ngoài dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến sự kiện có thể thất bại ( động đất, sóng thần…), thậm chí ảnh hưởng đến tính mặng người tham gia và người tham dự.
Rủi ro từ môi trường xã hội: Do sự thay đổi về chuẩn giá trị và hành vi của con người, sự thay đổi về cấu trúc xã hội, gia đình
Rủi ro từ môi trường văn hóa: Những rủi ro liên quan đến” sự nhạy cảm” do thiếu hiểu biết về sự khác biệt văn hóa ngôn ngữ, phong tục tập quán, tín ngưỡng và tôn giáo, thói quen giao tiếp và những nghi thức xã giao của các bên liên quan đến sự kiện). Chẳng hạn, sự kiện ở khu vực Nam Thái Bình Dương cụm từ” một con lợn quay” sẽ xúc phạm đến nhiều nền văn hóa.
Rủi ro từ môi trường pháp lý: Liên quan đến các thủ tục pháp lý như thủ tục, giấy phép, các quy định về thuần phong mỹ tụ Ví dụ như nhà nước Việt Nam quy định cấm tụ tập đông người tại các địa điểm công cộng- Đây có thể coi là một cái khó chung trong tổ chức meeting, diễu hành hay roadshow.
Rủi ro từ môi trường kinh tế: Liên quan đến biến động tiêu cực từ môi trường kinh tế dẫn đến những thay đổi lãi suất, tỷ giá, giá cả hàng hóa….
Một nhà tổ chức sự kiện nên cân nhắc các rủi ro có thể xảy ra trước khi tổ chức một sự kiện.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có một số rủi ro có nguồn gốc từ nhân tố kích hoạt rủi ro như sau:
Nhân viên và các nhà cung cấp không biết nhiệm vụ hoặc trách nhiệm.
Không báo cáo tiến độ, hoặc nhân viên và TNV thiếu nhiệt tình.
Cường độ làm việc của nhân viên và TNV quá cao( quá áp lực).
Thiếu trách nhiệm cá nhân cho việc ra quyết định.
Thiếu sự hợp tác từ các phòng ban khác.
Các nhà cung cấp thiếu thiện chí.
Nhận xét
Đăng nhận xét